При отправке грузов или документов клиентам транспортно-логистических компаний приходится заполнять транспортную накладную (ТН). Этот документ имеет определяющее значение для надежной и своевременной доставки отправления в пункт назначения. ТН является главным документом груза или корреспонденции, который помогает таможенным органам понять содержимое отправления и поскорее пропустить его для дальнейшей доставки без задержек.

В данной статье мы расскажем о том, почему ТН является важным документом, а также разберем, как правильно заполнить эту бумагу.

Описание транспортной накладной

Транспортная накладная является документом, который прикладывается к грузу и содержит критически важную информацию, необходимую для того, чтобы операционные системы, курьеры и сотрудники таможни могли обрабатывать и отслеживать транспортируемый груз.

В ТН указываются такие важные сведения, как имя и адрес отправителя и получателя, содержимое, информация о том, кто несет ответственность за уплату пошлин и налогов.

Транспортная накладная каждого груза уникальна. Без нее есть риск доставки груза позже заявленного срока, потери груза или задержки на таможне.

Когда нужна транспортная накладная

Накладную по правилам выписывает отправитель, но на практике бывает по-разному. В документе указываются подробные сведения и инструкции о доставке: информация о содержимом груза, куда направляется груз, способ доставки в место назначения.

Если груз транспортируется за рубеж, для таможенного органа потребуется предъявить накладную. В некоторых случаях накладная является квитанцией об оплате и обязательным документом для страхования груза.

При перевозке накладная прикрепляется к внешней стороне упаковки груза. В таком случае любой человек, которому понадобится информация о грузе в процессе транспортировки, имеет возможность легко ознакомиться с важными деталями.

Благодаря техническому прогрессу и новым решениям в логистике появились электронные накладные, которые повышают прозрачность и эффективность транспортировки, являются удобными для клиента. Такой вариант более удобен и экологичен.

Что должно быть указано в накладной

Основными данными накладной являются сведения о содержимом, отправителе и получателе, местах отправления и назначения. Данная информация помогает перевозчику узнать, куда следует груз, а сотрудникам таможни понять, что находится внутри.

Почему накладная так важна

Накладная действует как юридическое соглашение между грузоотправителем и перевозчиком. Документ необходим в целях установления ответственности, для страхования и оплаты.

Оформленные накладные содержат идентификационные данные, позволяющие отслеживать груз в режиме реального времени. Такой способ позволяет снизить риск потери. В современной логистике любая доставка за границу подразумевает возможность отслеживания груза. В некоторых транспортных компаниях после забора у отправителя груза или документов службой доставки клиенту высылается трек-номер для отслеживания отправления в реальном времени на сайте перевозчика. Если клиент заказывает в компании услугу авиакурьера, трек-номер не предоставляется по следующим причинам: на протяжении всего пути следования отправление находится в руках одного перевозчика, который летит с посылкой в самолете и не имеет возможности передавать данные о местонахождении. Срок доставки авиакурьером очень быстрый — всего 2–4 суток: за такой период нет нужды беспокоиться о местоположении отправления.

Правильное заполнение накладной

Важно заполнять накладную очень внимательно. Таможенные органы тщательно проверяют соответствие деталей содержимому груза и инвойсу. Несоответствия приводят к задержке в доставке вашего груза или возврату.

Основные сведения, которые необходимо указать в накладной: данные грузоотправителя — адрес юридического или физического лица, номер телефона и адрес электронной почты; имя получателя, адрес и номер телефона; описание содержимого груза, включая вес, габариты и оценочную стоимость; если груз является коммерческим, необходимо указать идентификационный номер налогоплательщика отправителя и получателя; оплачены ли пошлины и расходы по транспортировке отправителем (DTP) или данные платежи остаются на стороне получателя (DTU), когда пошлины и налоги в стране назначения оплачиваются грузополучателем. 

Транспортная накладная является неотъемлемой частью любой доставки грузов или документов. Правильное заполнение этого ТН является залогом успешной доставки и избежания задержек или потерь.